Tips en checklist
Tips en checklist voor het plannen van je huwelijk
Het HUWELIJK is een mooi instituut. Het is een verbintenis voor leven waar vertrouwen, eerlijkheid en openheid zo belangrijk is. Waarom wordt er nog getrouwd? Het antwoord is altijd LIEFDE. Beide termen zijn moeilijk te omschrijven omdat het een bevestiging is van diverse gevoelens. Warmte , geborgenheid, genegenheid, eerlijkheid, transparantie etc..dit herkennen we allen. Al deze woorden komen weer terug als we antwoord willen geven op de vraag ” Waarom wil je trouwen”…… het is en blijft iets moois. Maar hoe begint het nu? Het plannen is natuurlijk een taak op zich. Maar ook tegelijkertijd het voorspel van het huwelijk. Probeer hiervan te genieten! Al die gesprekken, intakes of hoe het nog meer genoemd wordt, gaat uiteindelijk vorm geven aan het huwelijk zelf.
Het aanzoek
Als je besluit te trouwen dan hoort er natuurlijk een aanzoek bij! Van oudsher werd er bij de ouders van de aanstaande bruid door de aanstaande bruidegom om haar hand gevraagd. Iets wat wij van Devanshi-photography nog steeds erg mooi en elegant vinden. Het hele gezin is natuurlijk in rep en roer want nu gaat ineens alles heel snel! De ouders denken meteen aan het afscheid van hun lieftallige dochter…..per slot van rekening gaat zij nu officieel van huis. Dat het koppel al enige tijd samenwoont, doet er niet meer toe!
De eerste fase gaat gepaard met verschillende emoties. De aanstaande bruid denkt meteen aan jaar trouwjurk! Gaat ze die ene halen waar ze jarenlang van heeft gedroomd? Of gaat ze toch op zoek naar die ene aparte die niemand heeft? Het wordt een zoektocht dat met kritische blikken wordt gevolgd door de ouders en zus(sen). Als de gedachte dat er getrouwd gaat worden is bezonken, die roze wolk, gaat men over tot de orde van de dag. De ouders gaan in gesprek met de kinderen over de datum, want ja, bij de Hindoestanen moeten we toch even de pandit (priester) consulteren. De datum hangt samen met hun sterrenbeelden en of de periode waarin zij graag willen trouwen, is het wel een geschikte periode. Pas als er een datum is dan wordt verder gekeken naar de planning van huwelijk.
Datum voor het huwelijk is bekend
Het budget is vaak bepalend voor de locatie en het aantal gasten. Wordt het een groot huwelijk, klein en intiem of beide? Een van de eerste vragen die gesteld moeten worden is… Wat is jullie budget? Hoeveel wil je uitgeven? Probeer samen het totale budget wat je hebt, te verdelen naar de leveranciers. Soms is het handig om een excelsheet te maken. Een soort huishoudboekje maar dan anders. Dit geeft inzichten in hoe je de kosten kunt verdelen. Blijf wel reëel. Een Dubbeltje kun je maar 1 keer uitgeven. Wees eerlijk naar jezelf en blijf frequent je sheet bijwerken.
Zoals eerder benoemd hangt het budget voor een deel samen met de hoeveelheid gasten die je wilt ontvangen op je huwelijk. Hoe groter het huwelijk, hoe hoger de kosten kunnen uitvallen.Hoe meer dagen hoe duurder. Welke partijen gaan deelnemen in de kosten en hoe is de verdeelsleutel? Hoeveel tijd zit er tussen het moment van plannen van je huwelijk en de daadwerkelijke trouwdatum? Voor jullie is nu een taak weggelegd om een checklist te maken van de leveranciers die er nodig zijn. Begin met de leveranciers die het snelst volgeboekt zijn.
Het inhuren van een weddingplanner kan veel rust geven en stress wegnemen maar dan moet je wel een goeie hebben! Je kunt ze ook deels inhuren voor bijvoorbeeld als ceremoniemeester op de dag zelf en dat je zelf het voorbereidend werk doet. Bij alles wat je doet, probeer te genieten! Het plannen gaat met vallen en opstaan, veel teleurstellingen….. soms is datgene wat je wenst buiten je budget, hoe ga je hiermee om? En wat nu? Probeer wel binnen je budget te blijven, bij alles wat je doet houd je budget in je achterhoofd. Het laatste wat je wilt is buiten je budget uitkomen en dan in de problemen te raken. Het genieten van je huwelijk verdwijnt dan al snel naar de achtergrond.
Denk ook bij alles aan een tweede optie. Wat als je eerste optie niet beschikbaar is en of buiten je budget valt? Bij aanbetalingen , direct verwerken in je sheet. Openstaande betalingen erbij vermelden met datum wanneer je uiterlijk dient te betalen. kan wat rust geven als er spraken is van uitgestelde betalingen. Maak van elke gesprek of intake je eigen aantekeningen om zo bij te houden wat je hebt besproken en wat je nog moet aangeven. Het mooiste is om een mooie boekwerk te maken die je na het huwelijk ook nog kan gebruiken als naslagwerk. Altijd leuk om er na 20 jaar naar terug te kijken! Denk ook aan contracten of overeenkomsten met de leveranciers. Het zorgt voor een verbintenis en zekerheid. Daarbij is het nodig als je een huwelijksverzekering afsluit, wat wij ten stelligst aanraden! Het huwelijk kost heel veel geld, je hebt te maken met derden….een verzekering geeft meer zekerheid en rust bij calamiteiten. En neem van ons aan….wij hebben heel wat meegemaakt!
Wat wij merken is dat het voor het bruidspaar erg moeilijk is om een ceremoniemeester of een dagcoördinator aan te wijzen. Vaak wijzen zij een oom of tante aan die in hun ogen of dat van hun ouders, de taak wel kunnen volbrengen, achteraf blijkt dat niet het geval te zijn. Wij adviseren dan ook iemand die niet al te dichtbij staat maar wel daadkrachtig genoeg is, autoritair en anderen kan overrulen. Daarbij moet deze persoon in staat zijn het programma om te gooien indien nodig. Het nemen van ad hoc besluiten is een vaardigheid die van pas zal komen. Bij diverse huwelijken hebben wij meegemaakt dat het nemen van besluiten een lastige taak is. Het gaat om verantwoording en niemand wil dat graag. Advies is dus, zoek een persoon, niet al te dichtbij, met deze capaciteiten. Je zult zien dat je dag vlekkeloos verloopt. Het laatste wat wij willen is dat het bruidspaar voor een dilemma komt te staan op hun mooie dag en moet gaan nadenken of besluiten nemen. Zij horen te genieten!!!
Wat wij ook vaak zien is dat de familie “bemoeit” met de aangelegenheden. Het is een blijft lastig. Soms kan dit “bemoeien” ontaarden in rigoreus gedrag zoals het buitenzetten van de fotograaf uit de mandap. Hebben wij meegemaakt. Heel jammer maar we moeten verder met ons werk en pakken onze taken weer op. Echter het beperkt ons in het maken van bepaalde foto’s. Het vooraf kenbaar maken aan de familie dat de leveranciers hun werk naar behoren kunnen doen, zou erg prettig zijn. Wijs contactpersonen aan denk aan contactpersoon voor bijv de leveranciers, de keuken, zaal, gasten, mandap etc…..maak je eigen indeling. Zorg ervoor dat deze mensen verantwoording dragen en niet hoeven te overleggen bij elke incident. geef zoveel mogelijk uit handen, geldt ook voor de beide ouders, broers en zussen. Zij zijn nodig in de mandap, bij de rituelen en de gasten.
Zoals je kunt lezen is dit al een lastige klus want je wilt geen mensen overslaan. Maar houd in je achterhoofd, het betreft jullie huwelijk! En dat je mensen overslaat, erg vervelend. Jij wilt een goede planning en dat je dag vlekkeloos verloopt. Als er dan mensen zijn die zich gepasseerd voelen, is dat een probleem waar zij mee moeten dealen. Je kunt niet iedereen tevreden stellen. Maak van deze mensen , uitvoerende krachten Bijvoorbeeld uitdelen hapjes, eten in de mandap uitdelen etc. Het opstellen van een organogram kan hierbij helpen. Het geeft ook meteen aan wie de eindverantwoordelijke (dagcoördinator) is en wie deelverantwoordelijk/contactpersoon is voor een deel van het huwelijk. Betrek deze mensen die verantwoording hebben wel bij je proces want hoe meer zij weten over je denkwijze, gedachtegang en visies…hoe eerder zij kunnen inspringen op de dag zelf en volgens jouw visie.
Ook zul je ervaren dat familieleden zich mengen in rituelen en of tradities. Hoe gaan jullie hiermee om? Je kunt het ze ook niet kwalijk nemen omdat wij Hindoestanen, een groot traditie verleden hebben. Echter weten velen niet het verschil tussen religie en traditie. Onze advies is….wat religie betreft, laat dat over aan de pandit (priester) en nauw (assistent van de priester). Zij zijn behoorlijk vaardig en hebben elke weekend huwelijken waar zij de handelingen keer op keer uitvoeren.
Wat de tradities betreft is dat bij elk familie anders. Maar ook hiervoor geldt, wijs 1 persoon aan die de traditionele handelingen zal begeleiden en maak duidelijk dat hij of zij de aangewezen persoon is. Probeer ten alle tijden discussie te voorkomen. Ook dit verwerken in je draaiboek. Tot slot…maak diverse uitdraaien van het draaiboek zodat het inzichtelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en wie de aanspreekpunten zijn. Jullie als bruidspaar…verwijs zoveel mogelijk naar de dagcoördinator, want het is zijn of haar taak en jullie willen genieten van jullie dag!
Hieronder een checklist, vul zelf zoveel mogelijk aan! Heel veel succes met het plannen van jullie huwelijk!!!
Hieronder aan checklist van de zaken die vrijwel direct moet regelen, op zijn minst een jaar van tevoren.
Trouwplannen bekendmaken, Safe the date
- Gastenlijst opstellen
- Trouwdatum vastleggen
- Trouwjurk uitzoeken
- Locatie ceremonie en of het feest uitzoeken
- Ceremoniemeester vragen
- Getuigen vragen
- Muziek regelen
- Fotograaf een videograaf uitzoeken
- Trouwringen uitzoeken
- Thema bepalen
- Weddingplanner inschakelen
- Maak je eigen trouwsite (www.bruiloftvan.nl)
- evt beurzen bezoeken
- Cateraar regelen
- Visagist uitzoeken
- Decoratie consulteren en datum vastleggen
- Coördinator en deelcoördinatoren/contactpersonen aanwijzen
checklist 5-10 maanden
- Ondertrouw regelen
- Uitreksels burgerlijke stand verzamelen
- Voorlopig dagprogramma/draaiboek opmaken
- Trouwpak bruidegom uitzoeken
- Huwelijks dagverzekering regelen
- Trouwvervoer regelen
- Vervoer voor gasten regelen bijv bus
- Vrije dagen regelen van het werk
- Save-the-date kaarten versturen
- Uitnodigingen regelen/ontwerpen
- Ambtenaar burgerlijke stand regelen
- Schoenen uitzoeken
- Wensen en personenlijstje vrijgezellenfeest doorgeven
- Proefkapsel en proefvisagie
- Afspraak met pandit
- Bedankjes uitzoeken
- Decoratie bepalen/moodboard maken, thema
- Gastenboek uitzoeken
- Bruidstaart uitzoeken
- Ringen uitzoeken
- Bespreking met de coördinator en deelcoördinatoren/contactpersonen
Checklist 1-5 maanden
- Draaiboek maken en coordinatoren/verantwoordelijken aanwijzen
- Styling en decoratie verfijnen en thema/wensen doorgeven
- Lingerie uitzoeken
- Bruidssuite reserveren
- Bruidskindjes vragen
- Kleding voor bruidskindjes uitzoeken
- Huwelijksreis regelen
- Ringendragers uitzoeken
- Accessoires en sieraden regelen
- Bruidsboeket regelen
- Corsages regelen
- Bloemstuk voor auto, ceremonie en diner regelen
- Verblijf voor gasten regelen
- Langs notaris voor huwelijksvoorwaarden
- Dans voor openingsdans oefenen
- Locatie bezoeken voor doorspreken ceremonie
- Locatie bezoeken voor doorspreken receptie en feest
- Locatie bezoeken voor doorspreken draaiboek
- Gastenlijst compleet maken
- Ballondecoratie regelen
- Trouwduiven regelen
- Tanden laten bleken
- Nog een paar kilootjes afvallen
- Trouwkaarten versturen
- Bedankjes bestellen
- Fotolocatie bestellen
- Afspraak fotograaf en videograaf, draaiboek en wensen doornemen
- Afspraak trouwauto, draaiboek en wensen doornemen
- Paspoort checken
- Vuurwerk aanvragen bij gemeente en perkeervergunningen
- Wegwerpcamera’s aanschaffen voor tijdens feest
- Bespreking en evaluatie met de coördinator en deelcoördinatoren/contactpersonen
checklist 4 weken
- Tafelschikking bepalen
- Binnenlocatie en buitenlocatie voor de fotoshoot reserveren
- Cadeaus voor getuigen, ceremoniemeester en bruidskindjes kopen
- Vervoer van feestlocatie naar bruidssuite regelen
- Schoenen inlopen
- Nagelstyliste bezoeken
- Spraytannen
- Parfum of speciale make-up/creme kopen
- Muziek voor tijdens ceremonie regelen
- Inentingen voor huwelijksreis
- Definitief draaiboek naar fotograaf
- Definitef draaiboek naar locatie
- Definitief draaiboek naar trouwauto
- Definitief draaiboek naar videograaf
- Laatste contact met DJ/Drive-in of band
- Draaiboek doornemen met ceremoniemeester
- Dagje sauna, citytripje of strand; samen voorgenieten
- Doorpassen trouwjurk
- DIY items maken
- evt trouwkleding vermaken
- Hotelovernachting regelen voor het aankleden voor het huwelijk en na het huwelijk om lekker bij te komen
- Begeleiding mandapspelletjes regelen
- Imli ghotai (bijten op de mangoblaadjes) en nechur (beschilderen van de voeten) regelen en persoon aanwijzen
- Bespreking en evaluatie met de coördinator en deelcoördinatoren/contactpersonen
Trouwdag
- Trouwringen meenemen
- Bruidsboeket ophalen/bezorgen
- Back-up wekker instellen
- Fooiengeld meenemen
- Bruidstasje pakken
- Veiligheidsspelden en extra haarspelden inpakken
- Zakdoeken inpakken
- Make-up inpakken
- Parfum, deodorant
- Naald en draad
- Schaar
- Flesje water inpakken
- Paracetamol inpakken
- Dextro inpakken
- Extra panty , maandverband en of tampons inpakken
- Speech inpakken
- Sleutels, telefoon en draaiboek aan ceremoniemeester geven
- voor de bruid platte schoenen mee en de bruidegom extra schoenen die lekker lopen
- Fleecedeken of picknickdeken
- Pakketjes met brood voor onderweg
- Voor de koude dagen een warme jas of poncho en of UGS, voor de warme zonnige dagen een paraplu en als het regent
- Diverse uitdraaien van het draaiboek meenemen
- Geld mee voor betalingen aan leveranciers
- GENIETEN!
Na het huwelijk
- Op huwelijksreis gaan!
- Een ieder bedanken die je hebben bijgestaan voor -, tijdens en na het huwelijk
- Op fb je status aanpassen
- Trouwkleding laten reinigen
- Previews schrijven voor de leveranciers
- Leveranciers die nog betaald moeten worden, afhandelen, je wilt geen rechtszaak aan je broek